Descargar datos del tacógrafo digital y la tarjeta de conductor
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Todos los datos que recoge el tacógrafo digital estamos obligados a conservarlos y custodiarlos para la administración por lo menos 365 días a contar desde que estos se crearon.
Para poder cumplir con ese requisito, hemos de descargar de vez en cuando los datos, tanto del tacógrafo digital como de la tarjeta del conductor.
El artículo siguiente trata sobre las dudas para la tarjeta no cerrada tacógrafo.
La frecuencia de descarga de los datos nos viene dada por la Orden Ministerial FOM 1190/2005 en ella se recogen los plazos.
Esta misma orden ministerial también nos previene de la obligación de extraer los datos.
Cuando descargar la tarjeta de conductor
Los plazos de la tarjeta son diferentes a los del tacógrafo.
Esto a veces provoca que se pierdan datos y esto conlleva las correspondientes sanciones.
Lo normal es que se descargue la tarjeta al menos una vez cada 31 días, aunque si ocurre alguno de los siguientes supuestos también hay que descargarla.
- Cuando el chofer deje la compañía:
- Si un conductor empleado acaba su relación laboral con una compañía de transporte, esta debe descargar la tarjeta una más reciente vez antes de su marcha. Aunque no continúe la relación laboral, si que continua la obligación de guardar los datos.
- Cuando la administración o las autoridades lo soliciten:
- Puede que nos soliciten los datos y hemos de facilitarselos
- Al entregar la tarjeta a el organismo emisor:
- Si dejamos de ejercer la profesión o solicitamos un cambio porque este deteriorada, recordemos que la obligación de guardar los datos no finaliza hasta pasados 365 días desde que se crean los datos.
En relación a la tarjeta de compañía, esta no debe descargarse.
Su funcionalidad es hacer el bloqueo de compañía del tacógrafo digital, con el propósito de evadir fraudes en el proceso de descarga.
Cuando descargar el tacógrafo digital
El tacógrafo digital debe descargarse al menos una vez cada 3 meses.
Esta es la regla establecida, pero además hay que descargarlo en los próximos casos:
- Antes de cambiar de nombre el vehículo:
- Si vendemos el vehículo hay que descargar el tacógrafo antes del cambio de titular.
- Antes de entregar el vehículo si es de alquiler
- Cuando lo soliciten las autoridades competentes:
- En el caso de que nos llegue una inspección debemos descargarlo para aportar toda la información, independientemente de que haya transcurrido menos de 3 meses desde la ultima descarga.
- En caso de que falle el tacógrafo pero todavía podamos acceder a los datos:
- Con esta practica conseguimos salvar los datos en caso de que la avería llegue a impedirnos acceder.
- En el caso de que devolvamos la tarjeta de empresa al organismo emisor:
- Es importante recordar que si bloqueamos el tacógrafo con la tarjeta de empresa y después no la tenemos no vamos a poder acceder a los datos.
Cómo se descarga el tacógrafo digital
Por lo general vamos a tener dos maneras de descargar los datos del tacógrafo digital.
Descarga manual de datos del tacógrafo digital
En esta manera de descarga del tacógrafo, personal de la compañía tendrá que hacer la descarga utilizando los medios apropiados.
En función de la herramienta que se utilice, esta descargará sólo el tacógrafo o además la tarjeta de conductor.
Para descargar los datos hay que estar presencialmente en el tacógrafo..
Descarga remota de datos del tacógrafo digital
Con este método se pueden descargar los datos sin necesidad de ir presencialmente a ningún sitio, ya que se hace de forma automática y remota.
No todos los vehiculos estan preparados para este tipo de descarga, pero si bien es cierto facilita mucho la gestión de flotas.
Qué pasa si no se descargan los datos
Puede que de forma ocasional se nos olvide descargar los datos a tiempo, normalmente los tacógrafos digitales vienen preparados para poder almacenar 365 días hacia atrás de datos.
En el caso de las tarjetas no tienen ese margen, y es que las tarjetas españolas tienen una capacidad para 31 dias, justo el máximo que marca la legislación.
En el caso de que se nos pasen los plazos es recomendable descargar cuanto antes los datos, ya que así aun podremos tener parte de ellos y la perdida será solo parcial.
Pero no hay que olvidar que realizar las descargas de los datos en los plazos establecidos es una de las obligaciones de los transportistas.
En el caso de que no cumplamos los plazos nos exponemos a sanciones importantes.
